Kate Harveston·3 minuti di lettura
6 cose da smettere di dire nelle e-mail e frasi di potere per sostituirle
Al giorno d’oggi, molte persone trascorrono una parte significativa della loro giornata lavorativa a leggere e rispondere alle e-mail. Considerando il tempo dedicato a questo compito, perché è così tanta corrispondenza e-mail scritta così male e carica di frasi passive-aggressive?
Sei nella forza lavoro perché sei un adulto, giusto? Bene, se non lo fai ancora, dovresti iniziare a scrivere come uno! Elimina queste sei frasi e-mail e sostituiscile con frasi potenti e osserva migliorare la tua produttività e reputazione.
1. “Beh, in realtà …”
Un popolare meme di Internet che gira in giro dice: “Dove trova un cappellano la sua acqua? Da un pozzo, in realtà. ”Indipendentemente dal tuo genere, elimina la parola“ effettivamente ”dal lessico del tuo indirizzo di lavoro. Sembra condiscendente, e a nessuno piace la loro intelligenza offesa.
Invece, se hai bisogno di migliorare qualcosa, fallo nel modo in cui un insegnante premuroso correggerebbe uno studente. Loda ciò che un collega ha fatto bene, ad esempio, e poi dì: “Ho un suggerimento per renderlo ancora migliore”. Quindi informali su come migliorare il loro lavoro senza parlare con loro.
2. “Spero che questa email ti trovi bene.”
Seriamente, hai mai aperto un’e-mail con questa linea di apertura e hai pensato: “Wow, devono sinceramente preoccuparsi di come mi sento?” È probabile che la risposta sia no, perché hai visto la stessa linea di apertura in circa un milione di altre e-mail . Ha tutta la sincerità di una lettera di modulo, in gran parte perché è spesso usata in esse.
Invece, arriva subito al punto o inizia con un vero piacere come chiedere a un collega recentemente tornato da Parigi com’era il suo viaggio, o chiedere a qualcuno che stai pubblicizzando come sta andando la loro giornata. Quindi arriva alla carne del problema. Le persone sono sociali per natura, ma veniamo in ufficio per lavorare, non per uscire con gli amici. Mostra il tuo rispetto per il tempo degli altri eliminando frasi banali.
3. “Buon lunedì!”
Sì, mantenere un atteggiamento positivo sul lavoro è importante, ma poche persone entrano in ufficio lunedì cantando “Zippity Doo Dah” come un personaggio Disney. Molti lamentano il fatto che il fine settimana duri solo due giorni quando la routine dura cinque!
Invece di un oggetto di posta elettronica falso come questo, usa la riga dell’oggetto per catturare l’interesse dei lettori dicendo loro cosa devono sapere. Un semplice, “Mi piacerebbe che tu partecipassi a questa teleconferenza alle 10 di mattina”, va meglio il lunedì o in qualsiasi giorno (tranne forse il venerdì) piuttosto che sembrare un pulcino.
4. “Ultimate!” “Fantabulous!” “Stellar!” Iperbole
Probabilmente è sicuro affermare che l’incontro all’ora di pranzo sarà produttivo. Tuttavia, è disgustoso considerarlo come “l’incontro di 30 minuti più prezioso della tua vita!” Quelle ciambelle da sala da ballo che Barb ha portato nella contabilità possono essere divine, ma non c’è bisogno di avvisare il personale che la più grande creazione culinaria del mondo li attende in fondo al corridoio.
Ciò è particolarmente vero se si scrivono e-mail di marketing. I destinatari sanno che non tutti i webinar sconvolgeranno il loro mondo, né qualsiasi bottiglia di soluzione multi-pulizia li renderà ansiosi di strofinare il trono di porcellana. E mentre gli emoji vanno bene in certe corrispondenze, attenersi a quelli più comuni e usarli con parsimonia, se non del tutto.
5. “Per la mia ultima email …”
Se stai cercando di masterizzare i tuoi colleghi e i tuoi conoscenti online in modo discreto, vai avanti e usa questa frase. Ma se preferisci mantenere relazioni positive in ufficio e online, smetti di dire questa espressione, stat. Sembra scortese all’estremo e implica che il lettore è incapace di alfabetizzazione di base. In un sondaggio, il 13% delle persone ha riferito che questo è il loro assoluto il più odiato frase e-mail esistente!
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Invece, esprimi ciò che devi dire senza condanna e giudizio. Rovinare la giornata di qualcun altro con un insulto è un ottimo modo per schiacciare la sua produttività e fare un nemico, ma non ottiene nulla di valore.
6. Nancy negativa qualsiasi cosa
Meravigliose notizie, come una fusione tra società che comporterà licenziamenti, meritano di essere consegnate di persona. Proprio mentre si vola nel panico quando il tuo amico ti manda un messaggio, “Dobbiamo parlare”, anche sottintendendo che qualsiasi tipo di cose che cambiano la vita sta per cadere attraverso la corrispondenza elettronica è un no-no sul posto di lavoro.
Se devi avere una conversazione negativa, come lasciar andare un dipendente con prestazioni insufficienti, fallo di persona e in privato. E se si tratta di un contatto esterno con cui lavora la tua azienda, a cui devi fornire alcune cattive notizie, chiedi se puoi saltare su una chiamata.
Se possibile, attendere fino a venerdì pomeriggio per fornire cattive notizie. Il fine settimana offre a coloro che sono interessati il tempo di riflettere.
Mantenere la posta elettronica professionale e positiva
A chi piace insultare la loro intelligenza o perdere tempo? L’invio di comunicazioni e-mail potenti e dirette sul posto di lavoro ti aiuta a migliorare la tua produttività e quella di coloro che ti circondano. Elimina le frasi ferite e banali oggi e sostituiscile con altre migliori per fare di più e migliorare il tuo rappresentante quando raggiungi conoscenti e colleghi online.
