È un nuovo anno e hai promesso che nel 2017 sarà l’anno in cui otterrai di più dal lavoro. Non più controllo su Facebook. Niente più giorni di sole e-mail di risposta e nient’altro. Niente più fine settimana in ufficio facendo i progetti che ti sei promesso che avresti fatto durante la settimana.
La più grande lamentela che sento dai miei clienti è che le loro attività quotidiane, come rispondere a e-mail, riunioni, telefonate, domande sul capo e sui colleghi, consumano l’intera giornata e tutta la loro energia. Si sentono frustrati e sfiniti perché non possono mai concentrarsi su compiti importanti, quelli che faranno davvero la differenza nelle loro aziende o nelle loro attività.
Ci sono molti hack di produttività là fuori per aiutarti a diventare più efficiente e concentrato. Il problema con cui vedo lottare molti dei miei clienti non è il desiderio di essere più produttivi; sta imparando come spostare la loro mentalità su ciò che è veramente tenendoli bloccati e incapaci di raggiungere i loro obiettivi generali.
Ci sono così tante cose che ti distraggono durante il giorno, ma oggi iniziamo spostando i tuoi pensieri e le tue convinzioni su: la tua casella di posta elettronica. Proprio come con un capo esigente, un genitore difficile o un amico tossico, devi stabilire alcuni limiti con la tua email in modo che funzioni per te.
Questo scenario sembra familiare? Quando finalmente hai un momento per lavorare su quel progetto davvero importante, sono le 8:00 pm e sei stanco, affamato e il tuo partner manda un sms chiedendosi se tornerai mai a casa per cena.
Riconosci di essere completamente fritto per la giornata. Decidi di tornare a casa per il giorno promettendo a te stesso che dovrai dedicarti tutto il giorno domani a quel progetto che hai “intenzione” di fare per settimane.
Il giorno dopo sei tornato in ufficio e pronto ad affrontare quel progetto, ma prima controllerai le tue email solo per assicurarti che non ci sia nulla di urgente. Nessuna emergenza ma hai ricevuto una serie di e-mail su un’e-mail che hai inviato la scorsa notte, quindi dopo aver affrontato quelle e-mail, lavorerai sul progetto.
La prossima cosa che sai che cerchi e che hai una riunione tra 10 minuti, quindi lavorerai sul progetto dopo la riunione. Ti ritroverai alla fine di una lunga giornata giurando di dedicare tutto il giorno domani al tuo progetto. Riesci a vedere dove sta andando questa storia?
L’e-mail è uno strumento importante per il lavoro ma se vuoi imparare a essere più concentrato e produttivo sul lavoro, ecco 3 turni di mentalità e-mail che devi implementare ora:
L’email non è la tua prima priorità del giorno (o di qualsiasi giorno)
Il grande progetto di cui il tuo capo ti ha infastidito o il progetto su cui avresti voluto lavorare perché se lo fai nel modo giusto potrebbe significare ottenere una promozione e rilanciare – questa è la tua priorità della giornata. Sono questi progetti che ti aiuteranno a distinguerti tra i tuoi colleghi. Proprio come lo scenario di cui ho parlato in precedenza, è troppo facile distrarsi dalla posta elettronica e da altre cose sul lavoro.
Sono i progetti complicati e faticosi che dobbiamo affrontare per prima cosa al mattino. Proprio come i personal trainer ci dicono di allenarci per prima cosa al mattino, dobbiamo prima fare i compiti importanti e difficili. Se aspettiamo più tardi nella giornata, è facile trovare delle scuse per aspettare fino al giorno successivo e molte volte possono emergere attività più urgenti e urgenti.
“Aspetta un minuto, ma devo controllare prima la mia e-mail perché non posso …”
È possibile impostare limiti / limiti dell’email
Consentitemi di finire l’ultima frase, “Non posso … aspettare un’ora dopo che mi metto al lavoro per rispondere alle e-mail dei miei capi.” “Non posso fare in modo che un cliente importante aspetti la mia risposta.” “Non posso perché e se ci fosse un’emergenza? ”Questi sono tutti punti validi ma ciò non significa che tu alzi le mani e risolvi uno schiavo nella tua casella di posta. È possibile impostare alcuni limiti e limiti su come e quando si controlla la posta elettronica.
Innanzitutto, se c’è un’emergenza grave sul lavoro, l’e-mail non sarà l’unico modo in cui qualcuno ti terrà in contatto. Chiameranno e se non rispondi al telefono, troveranno un altro modo per raggiungerti.
In termini di risposta al tuo capo o alle e-mail di qualsiasi cliente importante, ci sono molti modi per aggirare questo problema. Puoi creare un account di posta elettronica “persona molto importante” separato e questo è l’unico che controlli per prima cosa al mattino. Informa il tuo capo e quei clienti VIP e digli che se hanno bisogno di qualcosa che non può aspettare, usa quell’account. Ci sono così tanti modi diversi in cui puoi rispondere alle tue preoccupazioni, devi solo ricordare che ci sono soluzioni.
“Aspetta un altro minuto, non sembrerò un fannullone se non rispondo subito …”
L’email è l’agenda di qualcun altro
Pensa all’ultima volta che sei entrato in ufficio e hai trascorso un’ora a leggere e rispondere alle tue e-mail. Trascorrere quell’ora ti ha aiutato a realizzare tutti i tuoi grandi progetti o attività?
Pensaci in questo modo: quel grande progetto su cui avresti voluto lavorare è a beneficio di te e della tua carriera. Se passi tutto il tempo a rispondere alle e-mail, stai mettendo da parte ciò che ti avvantaggia. L’email, per la maggior parte, riguarda il desiderio o la necessità di qualcun altro. Fare questo cambiamento di mentalità non significa che le tue email non siano importanti o necessarie; significa che devi dare la priorità a ciò che ti spingerà oltre le esigenze delle altre persone.
La cosa più importante che puoi togliere da questo articolo è semplicemente la convinzione che il lavoro non debba essere come è adesso. È come qualsiasi altro cambiamento che vuoi fare nella tua vita; all’inizio sembrerà strano e scomodo. Ti chiederai se questo è “giusto” per te, ma prova a ricordare perché lo stai facendo. Stai facendo la scelta di cambiare la tua relazione con la tua casella di posta elettronica per far avanzare la tua carriera. Se implementi questi cambiamenti di mentalità, sarai finalmente in grado di sentire che la tua giornata lavorativa sta lavorando per te e non contro di te.
