Jasmine Hunter Zust·3 minuti di lettura
Come scrivere più e-mail professionali al lavoro
Nonostante l’elevata gamma di progressi tecnologici nel tempo, l’e-mail ha resistito. Ora, anziché inviare e-mail ad amici e parenti, le persone usano i social media. Ma gli ambienti di lavoro professionali hanno raccolto la posta elettronica come una forma di comunicazione di base e rapida. Perché? Bene, le e-mail possono tornare utili, specialmente quando entrano in gioco le richieste, le vendite o il servizio clienti. Se dimentichi qualcosa, puoi sempre fare riferimento all’email originale.
Il mio lavoro come specialista del marketing digitale si basa quasi esclusivamente sulla lettura di e-mail e sulla risposta ad esse. Lavoro come webmaster e ricevo richieste di aggiornamento di pagine sul sito Web, tutte tramite e-mail. Di tanto in tanto, io e il mio team riceviamo chiamate, ma diciamo sempre ai nostri clienti di inviare un’e-mail che possiamo usare come riferimento. Dopo un anno o due, ho letto tonnellate di e-mail e la maggior parte sono professionali, ma a volte ne arrivano alcune che ci fanno grattare la testa.
Quindi, ecco cinque modi in cui puoi rendere le tue e-mail più professionali, assertive ed efficaci.
Usa la voce attiva, piuttosto che passiva.
Molte volte riceviamo richieste e-mail che iniziano con “Speravo che tu mi potessi aiutare …”
Questo è solo un esempio di qualcuno che usa la voce passiva. Sembra anche che non fossero sicuri di inviare l’email in primo luogo. Un modo migliore per dirlo sarebbe: “Per favore, aiutatemi con il seguente …” Sembra molto più deciso senza essere troppo invadenti. Il nostro compito è aiutarli e rispondere alla richiesta, quindi non pensiamo che sia invadente.
Tieni le e-mail brevi e puntuali.
Supponiamo che devi inviare un’email al tuo capo per porre una domanda. Molto probabilmente il tuo supervisore deve vagliare tonnellate di e-mail ogni giorno e non ha bisogno di leggere qualcosa di molto lungo, soprattutto se stai vagando. Attenersi al punto e mantenerlo breve. Potresti dire qualcosa del tipo “Ehi, domanda veloce …”, quindi fai la tua domanda. Non inviare mai un’e-mail solo per chattare.
Sapere quando usare frasi complete e quando accorciarle.
A volte sono necessarie frasi complete, soprattutto se non hai mai incontrato la persona che stai inviando un’e-mail o se si trovano in una posizione molto alta. Ma nell’esempio precedente, quando fai una domanda, è OK non usare frasi complete perché stai inviando un’email a qualcuno che vedi ogni giorno e stai cercando di mantenere breve la posta elettronica. Tieni presente che la tua email deve avere senso ed essere leggibile. Inoltre, la tua e-mail potrebbe essere inoltrata o il destinatario potrebbe CC qualcun altro nella sua risposta, quindi devi sempre verificare errori ortografici o grammaticali.
Usa i caratteri con saggezza ed evita l’uso del colore.
Abbiamo visto tutti quei messaggi di posta elettronica in caratteri completamente verdi o Comic Sans. E indovina cosa? Li abbiamo tutti presi in giro. Nessun professionista dovrebbe mai usare un carattere strano o che sembra decorativo. Usa caratteri di base, come Times New Roman, Arial, Calibri, Helvetica, ecc. Stai lontano da caratteri come Impact, Comic Sans, Courier New (il carattere della macchina da scrivere) e qualsiasi carattere di script o calligrafia. Potrei continuare a parlare di caratteri, ma hai capito. In caso di dubbio, mantenere le impostazioni del carattere e-mail predefinite.
Non porre domande personali o indirizzare la tua email come “signori”.
Questo è grande. Le persone sembrano pensare che porre una domanda personale sembrerà amichevole, ma in realtà può sembrare strano, specialmente se raramente parli con il destinatario o non li hai mai incontrati di persona. Come ho detto prima, tienilo breve.
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Se non sai chi stai inviando e-mail – ad esempio, se devi inviare una richiesta di aiuto al tuo dipartimento IT – non indirizzare l’e-mail con “signori” o qualsiasi altra parola che implichi la persona che risponderà è un uomo. Se non lo sai, non usarlo.
Come webmaster, ho visto tutto. Ho anche avuto qualcuno che mi parlava come “webmistress” una volta che ha capito che ero una donna. Non pensavo fosse divertente, per non dire altro.
Suggerimento bonus: gli emoji sono OK ma usano solo quelli di base.
A seconda di dove lavori, l’uso di emoji potrebbe creare o distruggere la tua email. Ad alcune persone piacciono e altre no. Mi astengo dall’utilizzarli a meno che qualcuno non mi abbia inviato un’email tramite uno. Preferisco i veri emoji piuttosto che quelli digitati, a tastiera che crei da punteggiatura come, :). Mi sembrano solo un po ‘strani in un ambiente di lavoro. Invece, usa la scheda emoji nel tuo client di posta elettronica per evitare confusione.
Tutto qui, amici! Spero che tu abbia imparato una cosa o due. Le e-mail sono importanti sul posto di lavoro perché al giorno d’oggi sono utilizzate più delle telefonate. Sappiamo tutti come le parole possono avere un effetto duraturo. Tienilo a mente la prossima volta che apri il tuo client di posta elettronica sul posto di lavoro.
